Vertragsunterlagen und Vollmachten

Übersicht

Zum Vertrag gehören das Angebot, die AGB und diese Anlagen: Anlage 1 – Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung (beim digitalen Postservice und beim Belegservice); Anlage 2 – Öffnungs- und Scanauftrag (beim digitalen Postservice); Anlage 3 – Vollmacht für Zustellungen und Postvollmacht (immer, auf Papier); Anlage 4 – Verpflichtung zur Verschwiegenheit nach § 203 StGB (für Berufsgeheimnisträger, auf Papier).

Zu jeder Annahme und Unterschrift speichern wir das Datum, die Fassung des Dokuments und den Nachweis (zum Beispiel Ihre E-Mail oder das unterschriebene Original).

Widerruf und Änderung

Wir schließen Verträge nur mit Unternehmern; ein gesetzliches Widerrufsrecht für Verbraucher besteht deshalb nicht.

Den Öffnungsauftrag (Anlage 2) kann der Kunde jederzeit in Textform ändern oder widerrufen – im Kundenkonto oder per E-Mail; das gilt für Post, die nach Eingang der Änderung bei uns ankommt. Empfänger und Regeln für Scans ändert der Kunde im Kundenkonto; die Änderung gilt für Scans, die danach versandt werden.

Die Vollmachten (Anlage 3) gelten für die Dauer des Vertrags und der Nachlaufzeit nach Ziffer 11 der AGB; vorher kann der Kunde sie jederzeit in Textform widerrufen. Nach ihrem Erlöschen geben wir ihm die Vollmachtsurkunden zurück (§ 175 BGB) und nehmen keine Einschreiben und förmlichen Zustellungen mehr für ihn an.

Anlage 1 – Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO)

Gegenstand und Dauer: Die WITOS GmbH (Auftragsverarbeiter) verarbeitet personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden (Verantwortlicher), soweit sie beim digitalen Postservice seine Post öffnet und scannt, die Scans speichert, bereitstellt und an seine Empfänger sendet und beim Belegservice seine Belege verarbeitet. Das Kundenkonto als solches betreibt sie als eigener Verantwortlicher. Die Vereinbarung gilt, solange der Kunde eine dieser Leistungen bezieht, und danach bis zur Löschung oder Rückgabe seiner Daten (Absatz „Löschung und Rückgabe“).

Daten und Betroffene: Betroffen sind Absender, Empfänger und Personen, die in der Post und in Belegen genannt sind. Verarbeitet werden Namen, Kontakt-, Vertrags- und Zahlungsdaten sowie alle Inhalte der Post – auch besondere Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO), wenn die Post sie enthält.

Weisungen: Wir verarbeiten die Daten nur auf dokumentierte Weisung des Kunden – den Öffnungsauftrag, die Empfänger und Regeln im Kundenkonto und Weisungen in Textform –, es sei denn, wir sind gesetzlich zu einer Verarbeitung verpflichtet. Halten wir eine Weisung für rechtswidrig, teilen wir das dem Kunden mit.

Vertraulichkeit und Sicherheit: Wir setzen nur zur Vertraulichkeit verpflichtete Mitarbeitende ein und treffen die Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO, insbesondere Rollen mit minimalen Rechten und zusätzlichem Einmalcode für Mitarbeitende, verschlüsselte Speicherung der Dateien (AES-256), verschlüsselte Datensicherung, ein Protokoll jedes Zugriffs auf Dateien, verschlossene Aufbewahrung der Originale und eine Prüfzeit vor dem Versand von Scans.

Unterauftragsverarbeiter: Der Kunde stimmt dem Einsatz folgender Unterauftragsverarbeiter zu: IONOS SE (Server und E-Mail-Postfach, Deutschland), Backblaze, Inc. (verschlüsselte Datensicherung, Region EU Central, Niederlande; EU-US Data Privacy Framework und EU-Standardvertragsklauseln), Google Ireland Limited (E-Mail-Versand). Über neue oder ersetzte Unterauftragsverarbeiter – auch einen externen Dienstleister für die Vernichtung von Originalen – informieren wir den Kunden mindestens 30 Tage vor ihrem Einsatz in Textform mit Name, Aufgabe und Verarbeitungsort; er kann innerhalb dieser Frist widersprechen. Widerspricht er, setzen wir den neuen Unterauftragsverarbeiter für seine Daten nicht ein oder, wenn das nicht möglich ist, kann jede Seite die betroffenen Optionen (digitaler Postservice, Belegservice) zu dem Zeitpunkt kündigen, zu dem der Einsatz beginnen soll. Empfänger, an die wir Scans und Belege auf Weisung des Kunden senden – etwa seine Steuerberatung oder den Belegeingang seines Buchhaltungssystems –, sind keine Unterauftragsverarbeiter.

Unterstützung und Meldungen: Wir unterstützen den Kunden bei Anfragen betroffener Personen, bei der Meldung von Datenschutzverletzungen und bei Datenschutz-Folgenabschätzungen. Eine Verletzung des Schutzes seiner Daten melden wir ihm unverzüglich, nachdem sie uns bekannt geworden ist.

Löschung und Rückgabe: Nach Vertragsende kann der Kunde seine Daten 6 Monate lang aus dem Kundenkonto herunterladen; danach löschen wir sie, soweit keine gesetzliche Pflicht zur Aufbewahrung besteht. Belege bewahren wir nicht für die Aufbewahrungspflichten des Kunden nach § 147 AO und § 257 HGB auf; diese erfüllt der Kunde in seinem Buchhaltungssystem oder bei seiner Steuerberatung. Originale behandeln wir nach Ziffer 11 der AGB.

Nachweise und Kontrollen: Wir stellen dem Kunden die Informationen zur Verfügung, die er zum Nachweis der Pflichten nach Art. 28 DSGVO braucht, und ermöglichen Überprüfungen nach vorheriger Absprache.

Anlage 2 – Öffnungs- und Scanauftrag

Der Kunde beauftragt die WITOS GmbH, an ihn unter der Anschrift Cauerstr. 23, 10587 Berlin gerichtete Briefe zu öffnen, vollständig zu scannen und die Scans an die Empfänger zu senden, die er im Kundenkonto festlegt. Der Auftrag umfasst Post an das Unternehmen und an seine Geschäftsführung in dieser Eigenschaft. Briefe, die erkennbar persönlich an andere Personen gerichtet sind (etwa „persönlich“ oder „vertraulich“), umfasst er nur, wenn diese Personen selbst zustimmen.

Der Kunde kann den Auftrag auf Briefarten beschränken (zum Beispiel nur Rechnungen) und Empfänger und Regeln jederzeit im Kundenkonto ändern.

Der Kunde erklärt, dass er befugt ist, über das Öffnen dieser Post zu entscheiden (§ 202 StGB).

Anlage 3 – Vollmacht für Zustellungen und Postvollmacht (auf Papier)

„Hiermit bevollmächtigen wir – die unten genannte Firma, vertreten durch die unterzeichnenden vertretungsberechtigten Personen – die WITOS GmbH, Cauerstr. 23, 10587 Berlin, für die Dauer des Vertrags über die Geschäftsadresse und der anschließenden Nachlaufzeit nach Ziffer 11 der AGB alle an uns unter dieser Anschrift gerichteten Sendungen in Empfang zu nehmen, einschließlich Einschreiben und förmlicher Zustellungen von Gerichten und Behörden (§ 171 ZPO, § 7 VwZG). Die Vollmacht berechtigt nicht zum Öffnen der Sendungen. Wir können sie jederzeit in Textform widerrufen.“ Auf dem Formular trägt der Kunde Firma und Anschrift ein; es unterschreiben die vertretungsberechtigten Personen mit Namen und Funktion.

Zusätzlich unterschreibt der Kunde die Postvollmacht der Deutschen Post und, falls nötig, Vollmachten weiterer Zustelldienste.

Die Originale bewahren wir auf und legen sie Zustellern, Gerichten und Behörden auf Verlangen vor. Endet eine Vollmacht, geben wir das Original dem Kunden zurück (§ 175 BGB).

Anlage 4 – Verpflichtung zur Verschwiegenheit (§ 203 StGB)

Für Kunden, die einem Berufsgeheimnis unterliegen (zum Beispiel Ärztinnen und Ärzte, Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte, Steuerberaterinnen und Steuerberater): Der Kunde nimmt die WITOS GmbH als sonstige mitwirkende Person im Sinne des § 203 Abs. 3 Satz 2 StGB in Anspruch und verpflichtet sie zur Verschwiegenheit über alle fremden Geheimnisse, die ihr bei Annahme, Aufbewahrung, Scannen und Weiterleitung seiner Post bekannt werden (§ 203 Abs. 4 Satz 2 Nr. 1 StGB; für Rechtsanwälte zugleich Vereinbarung nach § 43e BRAO, für Steuerberater nach § 62a StBerG). Die Verpflichtung gilt über das Vertragsende hinaus.

Die WITOS GmbH ist darüber belehrt, dass eine unbefugte Offenbarung nach § 203 Abs. 4 StGB strafbar ist. Sie darf zur Erfüllung des Vertrags ihre Mitarbeitenden und die in Anlage 1 genannten Unterauftragsverarbeiter heranziehen; sie verpflichtet alle Personen, die mit der Post in Berührung kommen können, vorher in Textform zur Verschwiegenheit und belehrt sie über die strafrechtlichen Folgen. Sie nimmt vom Inhalt der Post nur so viel Kenntnis, wie die Leistung erfordert.

Scans versenden wir für diese Kunden standardmäßig nur als Link ins Kundenkonto, nicht als Anhang.

Stand: Oktober 2026